■概要
Googleフォームでファイル添付を受け付けているものの、その後のデータ入力は手作業で行っていませんか。帳票の内容を目で確認し、手でスプレッドシートに転記する作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、添付された帳票ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加できるため、こうした一連の作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた帳票のデータ入力に手間を感じている業務ご担当者の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業をなくしたいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙やPDFの情報を効率的にデータ化したいDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からOCRでの読み取り、スプレッドシートへの追記までが自動化され、手作業による転記業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された帳票ファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルに応じて、抽出する項目、使用するAIモデルや言語などを任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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