Dropboxにアップロードされた保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

従業員の入社手続きなどで保険証のコピーを回収する際、Dropboxにアップロードされた画像を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。目視での確認や手入力は、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxに保険証ファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxにアップロードされた保険証の情報を手作業で転記している労務担当者の方
• 書類のデータ化における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
• バックオフィス業務の定型作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへファイルアップロードされると、Google スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• OCRによる自動読み取りと転記によって、目視確認や手入力による転記ミス、確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した保険証ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、保険証のアップロードを監視したいフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、保険証の画像やPDFファイルから読み取りたい項目（氏名、記号、番号など）を自由に設定できます。
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、情報を記録したいスプレッドシートやシートを任意で指定し、どの列にどのOCR情報を割り当てるか柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。