■概要
Googleフォームで受け取った保険証の画像ファイルを、一つひとつ手作業で確認し、Google スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、アップロードされた保険証画像をOCRで自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで保険証情報などを管理している方
- 保険証などの画像やPDFから特定情報を抽出し、データ化する業務を効率化したい方
- OCR機能を活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用例を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化されるため、画像ファイルを開き転記する作業時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、読み間違いや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された保険証の画像ファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
- OCR機能のアクションでは、保険証の画像ファイルから読み取りたい項目（氏名、記号、番号など）を任意に設定可能です。
- Google スプレッドシートのアクションでは、出力先の任意のスプレッドシートとシートを指定でき、各項目にどの情報を割り当てるかを柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
.png)
