フォームでアップロードされた保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

フォームで受け取った保険証の情報を、手作業で確認しながら転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた保険証の画像をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ直接追加することが可能です。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った保険証の情報を手作業で転記しており、手間を感じている方
• 保険証などの個人情報の入力時に、目視確認による入力ミスをなくしたい方
• 入社手続きなどの定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• OCR機能が自動でテキストを抽出するため、目視確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、保険証画像をアップロードする項目などを設けます。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取った保険証のファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意の列に追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、氏名や連絡先など、保険証の画像以外に取得したい情報を任意で項目として設定できます。
• OCR機能では、保険証の中から記号や番号、氏名など、抽出したい特定の項目を任意で指定することが可能です。
• Google スプレッドシートでは、出力先のスプレッドシートやシートを任意で指定し、どの列にどの情報を書き込むかを柔軟に設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。