Outlookで受信したPNGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

取引先からOutlookで受信する請求書や発注書などのPNG画像ファイル、その内容を確認して手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付されたPNGファイルの内容をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPNG画像をGoogle スプレッドシートに手入力で転記している方
• 画像データの目視確認や転記作業でのヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
• ルーティンワークを自動化することで、より生産性の高い業務への注力を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信すると自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• システムが自動で文字を読み取り転記することで、手作業による入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件に合致したメールを受信した際にフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでOutlookのアクションを設定し、トリガーとなったメールに添付されているPNGファイルを取得します。
4. オペレーションでOCR機能を設定し、取得したPNGファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを対象として指定し、そのフォルダにメールが届いたことをきっかけにフローを起動させることが可能です。
• Outlookのオペレーションでは、トリガーで取得したメールIDやファイルIDを利用して、対象ファイルを正確に指定します。
• OCR機能では、画像の中から読み取りたい項目（例：請求日、金額、会社名など）を自由に指定してテキストデータとして抽出できます。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、データの追加先となるスプレッドシートのIDや、書き込みたいシート、テーブルの範囲などを任意で設定できます。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。