Googleフォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った申込書や申請書の内容を、一つひとつ確認しながら手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受信したファイルの内容をOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ追加する一連の作業を自動化し、データ入力の手間やヒューマンエラーを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで顧客や申請情報の管理をしている方
• 書類や画像ファイルからのデータ手入力作業に、時間的な負担を感じている担当者の方
• OCRを活用した業務自動化によって、データ入力の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームで受信したファイルからOCR機能で情報を自動抽出し転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のGoogleフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のオペレーションでは、読み取り対象のファイルの中から、どの箇所のテキストを抽出するかを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を追加したいスプレッドシートのIDや、どの列にどの情報を追加するかといったカラム構成を任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。