■概要
Outlookで受信した重要なメールの内容を、手作業でコピーしてGoogleで検索し、その結果をMicrosoft Teamsでチームに共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle検索し、結果をMicrosoft Teamsに通知するため、一連の情報収集と共有フローを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、手作業で情報検索や共有を行っている方
- 競合情報や業界ニュースなど、特定の情報を効率的に収集・共有したいと考えている方
- チーム内の情報共有を迅速化し、業務のスピードを向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、Googleでの検索とMicrosoft Teamsへの通知が自動化されるため、手作業での情報収集と共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による検索内容の間違いや、チームへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Google 検索、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」アクションを設定し、受信したメールの内容を検索キーワードとして指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した検索結果を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の受信フォルダを指定したり、件名や差出人などの条件を任意で設定したりすることで、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に変更できます。また、通知メッセージは固定テキストだけでなく、受信したメールの件名やGoogleの検索結果などを組み合わせて、より分かりやすい内容にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、Google 検索、Microsoft TeamsをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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