Googleフォームから送信されたPDFをOCRで全文読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業でGoogleスプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFをOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加する一連の流れを自動化し、入力の手間や転記ミスといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームでPDFファイルを受け取り、その内容を手作業でスプレッドシートへ転記している方
• 請求書や申込書などの定型的な書類のデータ入力作業の効率化を目指している経理や営業事務の方
• OCR機能を活用して紙媒体やPDFの情報をデータ化し、業務のDXを推進したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からPDFの文字起こし、スプレッドシートへの転記までを自動化し、これまで手作業で行っていたデータ入力業務の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや、入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応した回答の詳細を取得します。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、回答情報に含まれるPDFファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、フローが起動するフォームのIDや、回答をチェックする間隔を任意で設定してください。
• 回答情報を取得するGoogleフォームのオペレーションでは、対象となるフォームIDと、前のステップで取得した回答IDを正しく指定します。
• OneDriveからファイルをダウンロードするオペレーションでは、対象のドライブIDと、ダウンロードしたいファイルのアイテムIDを指定してください。
• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルの指定方法や、抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、言語などを業務内容に合わせて設定できます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、書き込み先のシートIDやタブ名、テーブルの範囲を任意で設定し、どのセルにどの情報を追加するかを指定します。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。