Outlookで受信したタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

毎月、従業員からメールで送られてくるタイムカードPDFの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したタイムカードのPDFをOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへテキストデータを追加できます。これにより、勤怠データの管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎月送られてくるタイムカードPDFを手作業で転記している総務・労務担当者の方
• OutlookとGoogle スプレッドシートで勤怠管理を行っており、作業の非効率さに課題を感じている方
• OCR技術を活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務効率化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したPDFを自動で読み取りGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを設定し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するようにします。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルが添付されているメールのみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでOutlookのアクションを使い、添付されているPDFファイルをダウンロードします。
5. その後、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFからテキストデータを抽出します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、タイムカードが送付されるメールを特定するための条件（特定の件名や送信者アドレスなど）を任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、ご利用のタイムカードPDFの形式に合わせて、読み取りたいテキストデータの範囲を任意で指定することが可能です。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列に、OCRで読み取ったどの情報を追加するかを任意で設定できます。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。