Gmailで受け取った英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

海外との取引で、Gmailに英語の請求書や契約書が添付されて届くことはありませんか？
これらの書類の内容を確認し、手作業で管理シートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された英語ドキュメントをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外の取引先からGmailで英語の書類を受け取る機会が多い方
• 手作業によるデータ転記に時間を要し、業務の非効率を感じている方
• OCR技術を活用し、ドキュメントの情報を自動でデータ化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、書類の読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• OCRによる自動読み取りと転記により、手入力で起こりがちな転記ミスや項目の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、添付ファイルの有無などで処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• 分岐機能では、添付ファイルの有無など、後続の処理に進むための条件を任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取る書類の言語（英語など）、使用するAI、抽出したい項目、文字数に応じたアクションなどを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、どのシートに、どの情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。