Outlookで受信したWebページのスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Outlookに送られてくるWebページのスクリーンショットについて、内容を確認しながら手作業で転記する業務に時間を要していませんか。この作業は件数が増えると大きな負担となり、入力ミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信するだけで、添付されたスクリーンショットをAI-OCRが自動で読み取り、テキストデータをGoogle スプレッドシートへ追記します。面倒な転記作業を自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するスクリーンショットの内容を手作業で転記しているご担当者の方
• 画像内のテキスト情報をGoogle スプレッドシートで一元管理したいと考えている方
• AI-OCRを活用して、日々の定型業務を自動化し生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からテキスト化、転記までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、取得した添付ファイルを「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでYoom内にダウンロードします。
5. その後、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした画像ファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信元アドレスなど、処理対象としたいメールの条件を細かく指定することが可能です。
• Google スプレッドシートへ追加する際、データを書き込むシートや列を任意で設定し、管理しやすいフォーマットに調整できます。