フォームで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Webフォームで受け取った申込書などのPDFファイル、その内容を目で確認しながら一つひとつ手作業で転記していませんか？こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したPDFの内容をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートに直接追加するため、こうした手間のかかる作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信したPDFの内容を、日常的に手作業で転記している方
• Google スプレッドシートでのデータ管理で、入力ミスや作業漏れを防ぎたい方
• AI-OCRを活用して、紙やPDF書類のデータ化業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、PDFの読み取りから転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、PDFファイルが添付される回答フォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったPDFファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のセルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCRのアクションでは、読み取りたい書類に合わせて、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先のスプレッドシートID、シートID、および各列に追加する値を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。