フォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする

■概要

従業員の所属情報などを更新する際、フォームで受け取った書類の内容を確認し、手作業でシステムに転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Yoomのフォーム機能でファイルを受け取ると、OCR機能が書類の内容を自動で読み取り、バクラク共通管理に従業員の所属情報を登録するまでの一連の作業を自動化し、こうした課題の解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取った書類をもとに、バクラク共通管理への登録を手作業で行っている方
• OCR技術を活用して、紙やPDFからのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
• 手作業でのデータ転記によって発生する、入力ミスや確認作業に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、OCRによる読み取りからバクラク共通管理への登録までが自動で実行されるため、データ転記にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、バクラク共通管理をYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を選択し、従業員情報の書類をアップロードするためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでバクラク共通管理の「従業員の所属の登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、従業員コードやチームコード、氏名といったテキストの抽出項目を任意で設定してください。

■注意事項

• バクラク共通管理とYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。