Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする

■概要

Googleフォームで受け取った申込書などのファイル情報を、目視で確認しながらバクラク共通管理へ手入力していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、バクラク共通管理へユーザー情報を登録できるため、一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイル情報をバクラク共通管理へ手入力している方
• OCR技術を活用して、紙やPDFからのデータ入力を自動化したいと考えている方
• 定型的なデータ登録作業をなくし、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームから送られたファイルの内容を自動で読み取り登録するため、手作業によるデータ入力の時間を短縮することができます。
• 手作業での転記に伴う入力間違いや、読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、バクラク共通管理をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答からファイル情報を取得します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでバクラク共通管理の「ユーザー情報の登録・更新」アクションを設定し、抽出した情報を任意の項目に登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取るファイルの種類や形式に合わせて、抽出したいテキスト項目を自由に設定できます。例えば、従業員コード、メールアドレス、氏名など、バクラク共通管理に登録したい特定の情報だけを抽出するようにカスタムすることが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。