「請求書や領収書をスキャンしてOCRで読み取った後、そのデータをバクラク共通管理に手入力する作業、時間もかかるしミスも怖いな…」
このように、OCRで読み取った情報のシステムへの転記作業に、日々追われていませんか？
もし、メールやチャットツール、フォームなどで受け取ったファイルからOCRで自動的に情報を抽出し、そのデータをバクラク共通管理に従業員情報や所属情報として自動で登録できる仕組み があれば…。なんて思いますよね。実はこのような仕組みは、業務に簡単に導入可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOCR機能を利用して書類情報をデータ化する業務フローを自動化できるテンプレート が用意されています。
Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする
試してみる
■概要
Gmailで受信した従業員情報の添付ファイルを開き、内容を確認してバクラク共通管理へ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出した情報を基にバクラク共通管理に従業員の所属を登録します。定型的な登録業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailとバクラク共通管理を用いて、手作業で従業員情報の登録を行っている方 添付ファイルの目視確認やシステムへのデータ転記におけるミスを防止したい方 従業員情報の管理業務を効率化し、より戦略的な業務に集中したい管理部門の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信からバクラク共通管理への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能でファイルから直接情報を読み取り登録するため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmailとバクラク共通管理をYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。 続いて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信したメールの添付ファイルから従業員情報を抽出します。 最後に、バクラク共通管理の「従業員の所属の登録」アクションを設定し、抽出した情報を基にデータを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能において、例えば特定の件名を含むメールや、添付ファイルが存在する場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意で設定してください。 OCR機能で情報を読み取る際に、読み取りたい書類の形式や求める精度に応じて、使用するAIエンジンを任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Gmail、バクラク共通管理とYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRとバクラク共通管理の連携によるデータ登録自動化例
様々なツールで受け取ったファイルに含まれる情報をOCRで読み取り、バクラク共通管理へ自動で登録する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。この自動化により、手作業でのデータ入力の手間やミスをなくし、従業員管理や経費精算に関わる業務を効率化できる ため、日々の定型作業から解放されたい方はぜひ参考にしてください。
チャットツールで受信したファイルからバクラク共通管理へ登録
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで受け取ったファイルをトリガーとして、ファイル内の情報をOCRで読み取りバクラク共通管理へ自動で登録する ことで、チャットでのやり取りから発生する従業員情報などの登録作業を効率化し、迅速な情報反映を実現しましょう！
Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで従業員情報のファイルを受け取るたび、内容を目視で確認してバクラク共通管理に手入力していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに投稿されたファイルをAI機能であるOCRが自動で読み取り、その情報をもとにバクラク共通管理へ従業員の所属情報を自動で登録するため、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackとバクラク共通管理を利用し、従業員情報の登録を手作業で行っている方 OCR技術を活用して、紙や画像データからの情報入力を自動化したいバックオフィスの方 手作業による転記ミスをなくし、より正確な従業員データ管理を目指している担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿を起点に、OCRでの文字抽出からバクラク共通管理への登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 目視での確認やデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Slackとバクラク共通管理をYoomと連携する 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定する 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定する 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出する 最後に、オペレーションでバクラク共通管理の「従業員の所属の登録」を設定し、抽出した情報をマッピングして登録を完了させる ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR（画像・PDFから文字を読み取る）では、読み取りたい項目を任意で設定することが可能です。 バクラク共通管理への登録アクションでは、登録内容を任意で設定でき、前段のOCRで取得した情報を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Slack、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする
試してみる
■概要
Microsoft Teamsを日常的に活用しており、共有ファイルの管理に課題を感じている方 バクラク共通管理を利用してユーザー情報を一元管理したいと考えている管理者 OCR技術を活用して、手作業によるデータ入力を自動化したいと考えているIT担当者 業務プロセスの効率化を図り、時間と労力を節約したい企業の経営者 RPAやAIを取り入れて、業務ワークフローの最適化を目指しているチームリーダー ■このテンプレートを使うメリット
業務効率の向上：Microsoft Teamsで受け取ったファイルを自動でOCR処理し、バクラク共通管理に登録するため、手動入力の時間を削減できます。 エラーレートの低減：自動化されたプロセスにより、手作業による入力ミスを防ぎ、正確なユーザー情報管理を実現します。 スピーディーな情報更新：ファイルが送信されるたびにデータが登録されるため、常に最新のユーザー情報を保持できます。 スケーラビリティ：大量のデータ処理にも対応可能で、組織の規模拡大に伴う業務負荷の増加にも柔軟に対応します。 柔軟なカスタマイズ：YoomのAPI連携機能を活用して、他のSaaSアプリとも容易に連携可能で、ニーズに合わせた業務ワークフローの構築が可能です。
メールで受信したファイルからバクラク共通管理へ登録
GmailやOutlookなどのメールツールで受信した添付ファイルを起点とし、OCRで内容を読み取ってバクラク共通管理に従業員情報や所属情報を自動登録する ことで、メールでの書類授受に伴うデータ入力の手間と時間を削減し、担当者の負担を軽減できます！
Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする
試してみる
■概要
Gmailで受信した従業員情報の添付ファイルを開き、内容を確認してバクラク共通管理へ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出した情報を基にバクラク共通管理に従業員の所属を登録します。定型的な登録業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailとバクラク共通管理を用いて、手作業で従業員情報の登録を行っている方 添付ファイルの目視確認やシステムへのデータ転記におけるミスを防止したい方 従業員情報の管理業務を効率化し、より戦略的な業務に集中したい管理部門の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信からバクラク共通管理への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能でファイルから直接情報を読み取り登録するため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmailとバクラク共通管理をYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。 続いて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信したメールの添付ファイルから従業員情報を抽出します。 最後に、バクラク共通管理の「従業員の所属の登録」アクションを設定し、抽出した情報を基にデータを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能において、例えば特定の件名を含むメールや、添付ファイルが存在する場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意で設定してください。 OCR機能で情報を読み取る際に、読み取りたい書類の形式や求める精度に応じて、使用するAIエンジンを任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Gmail、バクラク共通管理とYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする
試してみる
■概要
取引先からOutlookで受信する申込書などの書類、手作業で内容を確認し、バクラク共通管理へ転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、バクラク共通管理へユーザー情報を登録する一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った書類の情報を、手作業でバクラク共通管理に入力している方 書類の転記作業における入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、OCRでの読取りからバクラク共通管理への登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Outlookとバクラク共通管理をYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容をテキスト化します。 最後に、オペレーションでバクラク共通管理を選択し、「ユーザー情報の登録・更新」アクションでOCRで読み取った情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルの中から、ユーザー名や企業名など、テキストとして抽出したい項目を任意で設定してください。 分岐機能では、トリガーで取得したメールの情報に基づき、「添付ファイルの有無」や「特定の差出人」など、後続の処理を実行する条件を任意で設定できます。 ■注意事項
Outlook、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受信したファイルからバクラク共通管理へ登録
YoomフォームやGoogleフォームなどでファイルが送信された際に、そのファイルをOCRで処理し抽出した情報をバクラク共通管理へ自動登録する ことで、申請フォームなどからの情報登録プロセスを自動化し、手入力によるミスを防ぎながらスムーズなデータ連携を実現します！
フォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする
試してみる
■概要
従業員の所属情報などを更新する際、フォームで受け取った書類の内容を確認し、手作業でシステムに転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Yoomのフォーム機能でファイルを受け取ると、OCR機能が書類の内容を自動で読み取り、バクラク共通管理に従業員の所属情報を登録するまでの一連の作業を自動化し、こうした課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受け取った書類をもとに、バクラク共通管理への登録を手作業で行っている方 OCR技術を活用して、紙やPDFからのデータ入力業務を効率化したいと考えている方 手作業でのデータ転記によって発生する、入力ミスや確認作業に課題を感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると、OCRによる読み取りからバクラク共通管理への登録までが自動で実行されるため、データ転記にかかる時間を削減できます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、バクラク共通管理をYoomと連携します。 トリガーでフォームトリガー機能を選択し、従業員情報の書類をアップロードするためのフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します。 最後に、オペレーションでバクラク共通管理の「従業員の所属の登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目に紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、従業員コードやチームコード、氏名といったテキストの抽出項目を任意で設定してください。 ■注意事項
バクラク共通管理とYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った申込書などのファイル情報を、目視で確認しながらバクラク共通管理へ手入力していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、バクラク共通管理へユーザー情報を登録できるため、一連の作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイル情報をバクラク共通管理へ手入力している方 OCR技術を活用して、紙やPDFからのデータ入力を自動化したいと考えている方 定型的なデータ登録作業をなくし、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームから送られたファイルの内容を自動で読み取り登録するため、手作業によるデータ入力の時間を短縮することができます。 手作業での転記に伴う入力間違いや、読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、バクラク共通管理をYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答からファイル情報を取得します。 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでバクラク共通管理の「ユーザー情報の登録・更新」アクションを設定し、抽出した情報を任意の項目に登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取るファイルの種類や形式に合わせて、抽出したいテキスト項目を自由に設定できます。例えば、従業員コード、メールアドレス、氏名など、バクラク共通管理に登録したい特定の情報だけを抽出するようにカスタムすることが可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmail上のファイルをOCRで読み取りバクラク共通管理へ登録するフローを作ってみよう
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回は例として、Gmailで特定の件名のメールを受信し、添付されたファイルをOCRで読み取って、その情報をバクラク共通管理に従業員の所属情報として自動登録する フローの作成手順を解説します。この設定により、メールで受け取った書類からの情報登録作業を自動化可能です！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Gmailとバクラク共通管理のマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailトリガー（メール受信）の設定
OCRアクション（ファイル読み取り）の設定
バクラク共通管理アクション（所属登録）の設定
フローをONにし、動作を確認
Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする
試してみる
■概要
Gmailで受信した従業員情報の添付ファイルを開き、内容を確認してバクラク共通管理へ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出した情報を基にバクラク共通管理に従業員の所属を登録します。定型的な登録業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailとバクラク共通管理を用いて、手作業で従業員情報の登録を行っている方 添付ファイルの目視確認やシステムへのデータ転記におけるミスを防止したい方 従業員情報の管理業務を効率化し、より戦略的な業務に集中したい管理部門の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信からバクラク共通管理への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能でファイルから直接情報を読み取り登録するため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmailとバクラク共通管理をYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。 続いて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信したメールの添付ファイルから従業員情報を抽出します。 最後に、バクラク共通管理の「従業員の所属の登録」アクションを設定し、抽出した情報を基にデータを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能において、例えば特定の件名を含むメールや、添付ファイルが存在する場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意で設定してください。 OCR機能で情報を読み取る際に、読み取りたい書類の形式や求める精度に応じて、使用するAIエンジンを任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Gmail、バクラク共通管理とYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Gmailとバクラク共通管理のマイアプリ連携
Gmailとバクラク共通管理をYoomと連携するために、マイアプリに登録しましょう！
まず、Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
次に、アプリ一覧の右上の検索窓からGmail、バクラク共通管理をそれぞれ検索し、アプリを選択します。
Gmailの連携方法
以下の画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントにログインします。
以下のアクセス権選択の画面が表示されたら「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携完了です。
バクラク共通管理の連携方法
以下の画面が表示されます。案内に従って、バクラク共通管理でアクセストークンを入手し、欄に入力してください。
入力が完了したら「追加」をクリックし、Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら、連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
簡単に自動化を設定できるように、Yoomが用意しているテンプレートを使用していきます。
Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする
試してみる
■概要
Gmailで受信した従業員情報の添付ファイルを開き、内容を確認してバクラク共通管理へ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出した情報を基にバクラク共通管理に従業員の所属を登録します。定型的な登録業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailとバクラク共通管理を用いて、手作業で従業員情報の登録を行っている方 添付ファイルの目視確認やシステムへのデータ転記におけるミスを防止したい方 従業員情報の管理業務を効率化し、より戦略的な業務に集中したい管理部門の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信からバクラク共通管理への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能でファイルから直接情報を読み取り登録するため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmailとバクラク共通管理をYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。 続いて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信したメールの添付ファイルから従業員情報を抽出します。 最後に、バクラク共通管理の「従業員の所属の登録」アクションを設定し、抽出した情報を基にデータを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能において、例えば特定の件名を含むメールや、添付ファイルが存在する場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意で設定してください。 OCR機能で情報を読み取る際に、読み取りたい書類の形式や求める精度に応じて、使用するAIエンジンを任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Gmail、バクラク共通管理とYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Yoomの管理画面に、自動化テンプレートがコピーされます。
ステップ3：Gmailトリガー（メール受信）の設定
最初の設定です！以下の赤枠の「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
以下の画面で連携するアカウントを確認し、次へ進みます。
遷移した以下の画面で、自動化フローを起動するトリガーの起動間隔とキーワードを設定しましょう。
・トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
次に、フローの起動テストのために、テストメールを用意します。
送信が完了したら「テスト」をクリックし、テストメールの情報を取得できたか確認しましょう。
ステップ4：分岐を設定（任意）
次の「コマンドオペレーション（分岐）」は、テンプレートでは既に設定されています。
・「分岐」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。無料トライアル が可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
以下のように、分岐条件を細かく設定することができます。
ステップ5：OCRアクション（ファイル読み取り）の設定
次のステップ「画像・PDFから文字を読み取る」も、先ほどの分岐同様、テンプレートでは既に設定されています。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
以下の画面では、読み取りアクションについて設定可能です。
アクションは、以下の中から選択できます。使い方に応じて設定を変更しましょう。
次に進むと、以下のように、画像読み取りの詳細が設定できます。
・ファイルの添付方法：今回はGmailに添付されたファイルを読み取りたいので、「取得した値を使用」「添付ファイル1」を選択します。
・使用するAI：以下の中から選択できます。 https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・言語：日本語、英語から選択できます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3でテストメールに添付したファイルから、今回設定した抽出したい項目が読み取れているか確認しましょう。
ステップ6：バクラク共通管理アクション（所属登録）の設定
最後の設定です！「従業員の所属の登録」をクリックしてください。
以下の画面で連携するアカウントを確認し、次に進みます。
以下の画面で、ステップ5でOCRで読み取った項目と、バクラク共通管理に登録する項目を一致させましょう。
従業員コード、チームコード、役職コードはデフォルトで設定されています。
設定が完了したら保存し、バクラク共通管理のアクション設定は完了です！
ステップ7：フローをONにし、動作を確認
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
以上で、自動化設定は完了です。お疲れ様でした！
OCRを使ったその他の自動化例
やOCRを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
OCRを使った自動化例
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方 Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。 ■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
DropboxとAirtableをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。 OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。 Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。 ■注意事項
Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方 OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方 SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。 Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。 ■注意事項
Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
◼️概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
◼️設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
◼️注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回は、OCR機能を利用して様々なツールから受け取ったファイル情報を読み取り、バクラク共通管理へ自動で登録する方法とそのメリットについて解説しました。これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できるため、 従業員情報の管理や関連するバックオフィス業務の正確性とスピードを向上させることができるはずです！
今回ご紹介した業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がなくても画面操作だけで簡単に設定可能。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
