【ラクラク設定】OCRとバクラク共通管理を連携しデータ登録を自動化する方法

「請求書や領収書をスキャンしてOCRで読み取った後、そのデータをバクラク共通管理に手入力する作業、時間もかかるしミスも怖いな…」
「新しい従業員が入社するたびに、書類から情報を読み取ってバクラク共通管理に登録するのが地味に大変…」

このように、OCRで読み取った情報のシステムへの転記作業に、日々追われていませんか？

もし、メールやチャットツール、フォームなどで受け取ったファイルからOCRで自動的に情報を抽出し、そのデータをバクラク共通管理に従業員情報や所属情報として自動で登録できる仕組みがあれば…。なんて思いますよね。実はこのような仕組みは、業務に簡単に導入可能です！
導入することで面倒な手入力作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなり、より重要な業務に集中するための時間を確保できるかもしれませんよね。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOCR機能を利用して書類情報をデータ化する業務フローを自動化できるテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする

試してみる

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■概要
「Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする」ワークフローは、従業員情報の管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Gmailに届いた従業員関連のファイルをYoomがOCRで読み取り、必要なデータをバクラク共通管理に自動登録します。
これにより、手動入力の手間や入力ミスを削減し、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで従業員情報を管理しており、手動入力に時間がかかっている人事担当者の方
・バクラク共通管理を利用して従業員の所属情報を管理していて、データ入力の自動化を検討している企業の方
・OCR技術を活用して業務効率化を図りたいIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務ワークフローを最適化したい方

■注意事項
・Gmail、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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OCRとバクラク共通管理の連携によるデータ登録自動化例

様々なツールで受け取ったファイルに含まれる情報をOCRで読み取り、バクラク共通管理へ自動で登録する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この自動化により、手作業でのデータ入力の手間やミスをなくし、従業員管理や経費精算に関わる業務を効率化できるため、日々の定型作業から解放されたい方はぜひ参考にしてください。
具体的なテンプレートを紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

チャットツールで受信したファイルからバクラク共通管理へ登録

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで受け取ったファイルをトリガーとして、ファイル内の情報をOCRで読み取りバクラク共通管理へ自動で登録することで、チャットでのやり取りから発生する従業員情報などの登録作業を効率化し、迅速な情報反映を実現しましょう！

Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする

試してみる

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■概要
「Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする」ワークフローは、従業員情報の管理を効率化するための業務ワークフローです。
Slackで共有される各種ファイルを自動でOCR処理し、バクラク共通管理システムに従業員の所属情報を登録します。
これにより、手動でのデータ入力や情報の更新作業が不要となり、業務の正確性と効率性が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用し、共有ファイルの管理に課題を感じている企業の人事担当者の方
・バクラク共通管理を利用して従業員情報を一元管理しており、手動入力の手間を省きたい管理者の方
・OCR技術を導入して、書類のデジタル化やデータ抽出を効率化したいIT担当者の方
・業務プロセスの自動化を進め、従業員情報管理の精度を高めたい経営者の方

■注意事項
・Slack、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft Teamsから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする」ワークフローは、チーム内で共有されるファイルから自動的に情報を抽出し、効率的にユーザー管理を行うためのものです。
Microsoft Teamsで受け取ったドキュメントをバクラクの共通管理システムに自動登録することで、手作業の手間を削減し、業務のスムーズな運営をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、共有ファイルの管理に課題を感じている方
・バクラク共通管理を利用してユーザー情報を一元管理したいと考えている管理者
・OCR技術を活用して、手作業によるデータ入力を自動化したいと考えているIT担当者
・業務プロセスの効率化を図り、時間と労力を節約したい企業の経営者
・RPAやAIを取り入れて、業務ワークフローの最適化を目指しているチームリーダー

■注意事項
・Microsoft Teams、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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メールで受信したファイルからバクラク共通管理へ登録

GmailやOutlookなどのメールツールで受信した添付ファイルを起点とし、OCRで内容を読み取ってバクラク共通管理に従業員情報や所属情報を自動登録することで、メールでの書類授受に伴うデータ入力の手間と時間を削減し、担当者の負担を軽減できます！

Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする

試してみる

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■概要
「Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする」ワークフローは、従業員情報の管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Gmailに届いた従業員関連のファイルをYoomがOCRで読み取り、必要なデータをバクラク共通管理に自動登録します。
これにより、手動入力の手間や入力ミスを削減し、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで従業員情報を管理しており、手動入力に時間がかかっている人事担当者の方
・バクラク共通管理を利用して従業員の所属情報を管理していて、データ入力の自動化を検討している企業の方
・OCR技術を活用して業務効率化を図りたいIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務ワークフローを最適化したい方

■注意事項
・Gmail、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする

試してみる

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■概要
「Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする」ワークフローは、メールで受け取った書類を自動でデジタル化し、ユーザー情報を一元管理する業務ワークフローです。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、正確な情報管理が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、多数のファイルを受信しているビジネスパーソンの方
・バクラク共通管理でユーザー情報を一元管理したい管理者の方
・OCR技術を活用してデータ入力の自動化を図りたいIT担当者の方
・業務ワークフローの効率化を目指し、手作業の負担を減らしたい企業の方
・デジタル化による業務改善を推進しているチームリーダーの方

■注意事項
・Outlook、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで受信したファイルからバクラク共通管理へ登録

YoomフォームやGoogleフォームなどでファイルが送信された際に、そのファイルをOCRで処理し抽出した情報をバクラク共通管理へ自動登録することで、申請フォームなどからの情報登録プロセスを自動化し、手入力によるミスを防ぎながらスムーズなデータ連携を実現します！

フォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする

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■概要
「フォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする」フローは、フォームに添付された書類からOCR技術を用いて従業員の所属情報を自動的に抽出し、バクラク共通管理システムに登録する業務ワークフローです。
YoomのAPI連携やAI、RPA機能を活用することで、手動入力の手間を省き、効率的かつ正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム提出後の従業員情報入力に時間を割いている人事担当者の方
・バクラク共通管理を利用して従業員の所属情報を一元管理したい企業の管理者
・OCR技術を活用してデータ入力の自動化を図りたい業務改善を目指す方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを効率化したいIT担当者の方
・手作業によるデータ入力ミスを減らし、正確な情報管理を行いたい経営者の方

■注意事項
・バクラク共通管理とYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする

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■概要
「Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする」フローは、フォーム経由で受け取ったデータを効率的に管理する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めたファイルをOCR技術で自動的に解析し、バクラク共通管理にユーザー情報を登録します。
このフローを自動化することで、手作業によるデータ入力の手間を削減し、情報管理の精度と効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してユーザーから情報を収集している方
・バクラク共通管理でユーザー情報を一元管理したい企業の方
・手動でのデータ入力に時間と労力を費やしている事務担当者の方
・OCR技術を用いて書類のデジタル化を進めたい方

■注意事項
・Googleフォーム、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmail上のファイルをOCRで読み取りバクラク共通管理へ登録するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！

今回は例として、Gmailで特定の件名のメールを受信し、添付されたファイルをOCRで読み取って、その情報をバクラク共通管理に従業員の所属情報として自動登録するフローの作成手順を解説します。この設定により、メールで受け取った書類からの情報登録作業を自動化可能です！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmailとバクラク共通管理のマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailトリガー（メール受信）の設定
• OCRアクション（ファイル読み取り）の設定
• バクラク共通管理アクション（所属登録）の設定
• フローをONにし、動作を確認

Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする

試してみる

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■概要
「Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする」ワークフローは、従業員情報の管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Gmailに届いた従業員関連のファイルをYoomがOCRで読み取り、必要なデータをバクラク共通管理に自動登録します。
これにより、手動入力の手間や入力ミスを削減し、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで従業員情報を管理しており、手動入力に時間がかかっている人事担当者の方
・バクラク共通管理を利用して従業員の所属情報を管理していて、データ入力の自動化を検討している企業の方
・OCR技術を活用して業務効率化を図りたいIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務ワークフローを最適化したい方

■注意事項
・Gmail、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1：Gmailとバクラク共通管理のマイアプリ連携

Gmailとバクラク共通管理をYoomと連携するために、マイアプリに登録しましょう！
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、この後の自動化設定がスムーズにできます。

まず、Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

次に、アプリ一覧の右上の検索窓からGmail、バクラク共通管理をそれぞれ検索し、アプリを選択します。

Gmailの連携方法

以下の画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントにログインします。

以下のアクセス権選択の画面が表示されたら「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックします。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携完了です。

バクラク共通管理の連携方法

以下の画面が表示されます。案内に従って、バクラク共通管理でアクセストークンを入手し、欄に入力してください。

入力が完了したら「追加」をクリックし、Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら、連携完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

簡単に自動化を設定できるように、Yoomが用意しているテンプレートを使用していきます。
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする

試してみる

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■概要
「Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする」ワークフローは、従業員情報の管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Gmailに届いた従業員関連のファイルをYoomがOCRで読み取り、必要なデータをバクラク共通管理に自動登録します。
これにより、手動入力の手間や入力ミスを削減し、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで従業員情報を管理しており、手動入力に時間がかかっている人事担当者の方
・バクラク共通管理を利用して従業員の所属情報を管理していて、データ入力の自動化を検討している企業の方
・OCR技術を活用して業務効率化を図りたいIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務ワークフローを最適化したい方

■注意事項
・Gmail、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Yoomの管理画面に、自動化テンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、早速フローボットの設定を進めていきましょう！

ステップ3：Gmailトリガー（メール受信）の設定

最初の設定です！以下の赤枠の「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。

以下の画面で連携するアカウントを確認し、次へ進みます。

遷移した以下の画面で、自動化フローを起動するトリガーの起動間隔とキーワードを設定しましょう。

・トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
・ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
・なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に、フローの起動テストのために、テストメールを用意します。
OCRで従業員情報を読み取りたい画像やPDFを添付し、かつ先ほど設定したキーワードを含めたメールを、連携したGmailアカウント宛にテスト送信しましょう。
今回は「従業員情報」をキーワードに設定し、以下のようなテストメールを送信しました。

送信が完了したら「テスト」をクリックし、テストメールの情報を取得できたか確認しましょう。
問題なければ保存し、Gmailのトリガー設定は完了です！

ステップ4：分岐を設定（任意）

次の「コマンドオペレーション（分岐）」は、テンプレートでは既に設定されています。
使い方に応じて設定を変更することも可能なので、一度確認してみましょう。

・「分岐」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

以下のように、分岐条件を細かく設定することができます。
なお、今回使用しているテンプレートでは、メールにファイルが添付されていたらOCRで読み取るよう条件が設定されています。問題なければそのまま保存し、次のステップに進みましょう。

ステップ5：OCRアクション（ファイル読み取り）の設定

次のステップ「画像・PDFから文字を読み取る」も、先ほどの分岐同様、テンプレートでは既に設定されています。
使い方に応じて設定を変更できるので、一度確認してみましょう。

・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

・YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

以下の画面では、読み取りアクションについて設定可能です。

アクションは、以下の中から選択できます。使い方に応じて設定を変更しましょう。

次に進むと、以下のように、画像読み取りの詳細が設定できます。

・ファイルの添付方法：今回はGmailに添付されたファイルを読み取りたいので、「取得した値を使用」「添付ファイル1」を選択します。

・使用するAI：以下の中から選択できます。
ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

・言語：日本語、英語から選択できます。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3でテストメールに添付したファイルから、今回設定した抽出したい項目が読み取れているか確認しましょう。
問題なければ保存して、OCRのアクション設定は完了です！

ステップ6：バクラク共通管理アクション（所属登録）の設定

最後の設定です！「従業員の所属の登録」をクリックしてください。

以下の画面で連携するアカウントを確認し、次に進みます。

以下の画面で、ステップ5でOCRで読み取った項目と、バクラク共通管理に登録する項目を一致させましょう。

従業員コード、チームコード、役職コードはデフォルトで設定されています。
手動で設定したい場合は、以下のように各入力欄をクリックして、OCRで読み取った項目を選択してください。

設定が完了したら保存し、バクラク共通管理のアクション設定は完了です！

ステップ7：フローをONにし、動作を確認

「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。

以上で、自動化設定は完了です。お疲れ様でした！

OCRを使ったその他の自動化例

やOCRを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

OCRを使った自動化例

DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、DocuSignで完了した契約書類が即座に処理されます。
OCRで読み取った内容がMicrosoft Teamsに自動通知されるため、効率的に情報を共有できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを使用して契約書の取り交わしや管理を行っている方
・契約書が完了した際に迅速に内容を確認し、次のアクションを取りたいと考える方
・書類の内容を自動的にOCRで読み取り、社内で共有したい方
・コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを活用して、重要な通知をチームメンバーとスピーディに共有したい方
・現在手動で書類の確認や通知を行っていて、その手間を省きたいと感じている方

■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する

試してみる

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■概要
「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する」ワークフローは、ドキュメント管理をスムーズにする自動化プロセスです。
手動でのデータ入力や情報整理の手間を省き、業務効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用している方
　・大量のファイルをDropboxに保存しており、内容の整理や検索に時間がかかっている方
・Airtableでデータ管理を行っている方
　・Airtableを使ってデータベースを構築しているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
・業務効率化を目指しているチームリーダーや経営者
　・ワークフローの自動化を通じて、チーム全体の作業効率をアップさせたいと考えている方
・OCR技術を活用して情報を整理したい方
　・ファイル内のテキスト情報を自動的に抽出し、活用したい方

■注意事項
・Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する

試してみる

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■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その内容を確認して手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelへデータとして追加するため、こうしたデータ入力作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookに届く添付ファイルの内容をMicrosoft Excelへ手入力している方
・請求書や注文書などの定型的なデータ入力作業の効率化を目指している経理・営業事務担当者の方
・OCR機能を活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務の自動化を検討している方

■注意事項
・OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する

試してみる

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■概要
「Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する」フローは、Slackに送られたファイルを自動的にOCRで解析し、その内容に基づいてGoogle Apps Scriptを実行する業務ワークフローです。
日常業務でSlackを活用してファイル共有を行う際、手動で内容を確認しスクリプトを実行するのは時間と手間がかかります。
このワークフローを導入すれば、ファイルの自動解析とスクリプト実行が連携し、業務効率が大幅に向上します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで頻繁にファイルを共有し、その内容を自動で処理したいビジネスユーザーの方
・Google Apps Scriptを活用して定型業務を自動化したい開発者の方
・OCR機能を利用して画像やPDFから情報を抽出し、他のアプリと連携させたい方
・手動でのファイル処理に時間を取られ、業務効率化を図りたい企業担当者の方
・Yoomを活用して多様なSaaSアプリを連携させ、業務フローを最適化したい方

■注意事項
・Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納

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名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りGoogleスプレッドシートに格納しメールを送信します。

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まとめ

今回は、OCR機能を利用して様々なツールから受け取ったファイル情報を読み取り、バクラク共通管理へ自動で登録する方法とそのメリットについて解説しました。
このような自動化を実現することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できるため、従業員情報の管理や関連するバックオフィス業務の正確性とスピードを向上させることができるはずです！

今回ご紹介した業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がなくても画面操作だけで簡単に設定可能。
もし「バクラク共通管理へのデータ登録を自動化したい」「OCRを使った業務を効率化したい」とお考えでしたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！