Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理でユーザー情報の登録をする

■概要

取引先からOutlookで受信する申込書などの書類、手作業で内容を確認し、バクラク共通管理へ転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、バクラク共通管理へユーザー情報を登録する一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った書類の情報を、手作業でバクラク共通管理に入力している方
• 書類の転記作業における入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、OCRでの読取りからバクラク共通管理への登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlookとバクラク共通管理をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容をテキスト化します。
6. 最後に、オペレーションでバクラク共通管理を選択し、「ユーザー情報の登録・更新」アクションでOCRで読み取った情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルの中から、ユーザー名や企業名など、テキストとして抽出したい項目を任意で設定してください。
• 分岐機能では、トリガーで取得したメールの情報に基づき、「添付ファイルの有無」や「特定の差出人」など、後続の処理を実行する条件を任意で設定できます。

■注意事項

• Outlook、バクラク共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。