Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、バクラク共通管理で従業員の所属の登録をする

■概要

Gmailで受信した従業員情報の添付ファイルを開き、内容を確認してバクラク共通管理へ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出した情報を基にバクラク共通管理に従業員の所属を登録します。定型的な登録業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailとバクラク共通管理を用いて、手作業で従業員情報の登録を行っている方
• 添付ファイルの目視確認やシステムへのデータ転記におけるミスを防止したい方
• 従業員情報の管理業務を効率化し、より戦略的な業務に集中したい管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からバクラク共通管理への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCR機能でファイルから直接情報を読み取り登録するため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmailとバクラク共通管理をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信したメールの添付ファイルから従業員情報を抽出します。
5. 最後に、バクラク共通管理の「従業員の所属の登録」アクションを設定し、抽出した情報を基にデータを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能において、例えば特定の件名を含むメールや、添付ファイルが存在する場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意で設定してください。
• OCR機能で情報を読み取る際に、読み取りたい書類の形式や求める精度に応じて、使用するAIエンジンを任意で設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Gmail、バクラク共通管理とYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。