Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する

■概要

Googleフォームで受け付けた申請情報や添付ファイルを、都度確認してジョブカン経費精算・ワークフローに手作業で登録していませんか？この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをAIが自動でOCR処理し、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとジョブカン経費精算・ワークフローを用いた手作業に課題を感じている方
• 申請書類のOCR処理からシステムへの登録までを自動化し、業務を効率化したい方
• ユーザー情報の登録作業における入力ミスをなくし、データの正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信からユーザー登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleドライブ、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドライブの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでジョブカン経史精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCR処理では、読み取るファイルの種類に応じて、氏名や住所といった文字の抽出項目を任意で設定することが可能です。
• ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録では、前段のOCR処理で取得した値を、ユーザー名やメールアドレスなどの各項目に変数として埋め込む設定が可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133