■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答を確認し、手作業でGoogle Meetの会議を設定することに手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の条件を満たす回答が送信された際に、自動でGoogleカレンダーに予定を作成し、Google Meetの会議URLを発行することが可能です。GoogleフォームとGoogle Meetの効果的な連携で、面倒な日程調整業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答をもとに、Google Meetの会議設定を手作業で行っている方
- 採用面接や営業の商談など、特定の回答者とのオンライン会議を自動で設定したい方
- GoogleフォームとGoogle Meetを連携させて、日程調整にかかる工数を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、会議の作成から通知までを自動化できるため、手作業による日程調整の時間を削減できます
- 手動での会議設定に伴う、日時の入力ミスや参加者の招待漏れ、会議URLの共有忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの特定の回答を条件に後続の処理に進むよう設定します
- 条件に合致した場合、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Google Meetの会議を自動で作成します
- 最後に、オペレーションのメール機能で、作成された会議情報やGoogle MeetのURLを関係者に自動で送信するよう設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- 分岐機能では、「特定の選択肢が選ばれたら」など、フォームの回答内容に応じた任意の条件を設定できます
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、会議を登録したい任意のカレンダーIDを設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
