GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、Microsoft Excelのファイルに変換しGoogle Driveに格納する

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‍■概要

取引先から送られてくるPDF形式の見積書や請求書を、分析や管理のためにMicrosoft Excelへ手入力で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取ったPDFファイルからAIが自動でデータを読み取り、Microsoft Excelのファイル形式へ変換（convert pdf to excel）して、指定のGoogle Driveフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化し、手作業による非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

PDFの内容をMicrosoft Excelへ変換する定型業務を自動化したいと考えている方
Googleフォームで帳票などのファイルを受け付けており、その後の処理を効率化したい方
手作業によるデータ転記で発生する入力ミスや対応漏れなどの課題を解決したい方

■このテンプレートを使うメリット

PDFファイルを開き、内容をコピーしてMicrosoft Excelへ転記する一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
手作業による転記で起こりがちな、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを指定します
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定します
次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、PDFファイルから必要なデータを抽出します
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMicrosoft Excelファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい任意のフォームを指定してください
Google Driveのファイルダウンロードやアップロードのアクションでは、対象のファイルIDや格納先のフォルダを任意で指定できます
RPA機能の設定では、操作したいWebページのURLや、取得したいテキストなどを業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます
AI機能によるテキスト抽出では、抽出元のファイルとして前段のオペレーションで取得した情報を指定したり、抽出したい項目を任意で設定したりすることが可能です

■注意事項

Googleフォーム、Google DriveとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

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