■概要
フォームから送信された請求書や申込書などのファイル。その内容を目視で確認し、手作業で別フォーマットの書類に転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付・送信されるとAIが内容を自動で読み取り、その情報をもとにMicrosoft Excelで書類を作成してOneDriveへ保存する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったファイルの内容を、手作業で書類に転記している方
- 手入力による転記ミスや確認漏れを減らし、業務の正確性を高めたい方
- AI(OCR)やOneDriveを活用して、書類の受付から管理までを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点に、書類作成から保存までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- AI(OCR)がファイルから文字情報を読み取るため、人間による確認や転記作業がなくなり、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「ファイル送信フォーム」を作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に書類を作成してOneDriveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で設定してください。
- OneDriveへの保存設定では、書類を保存するフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った会社名や日付といった変数を含めることも可能です。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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