■概要
OneDriveでファイルを共有する際、都度手作業で共有リンクを作成し、関係者に通知する作業は手間がかかり、連絡漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で共有リンクを作成し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化できます。これにより、OneDriveでの共有リンク作成に関わる手作業をなくし、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有とMicrosoft Teamsでの通知を手作業で行っている方
- 手作業による共有リンクの作成ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- OneDriveの共有リンク作成のような定型業務を自動化し、チーム全体の業務効率を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードをトリガーに共有リンク作成から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるリンクの貼り間違いや、関係者への通知漏れといったミスをなくし、確実なファイル共有を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、ファイルが「作成」された場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「共有リンクを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成した共有リンクを任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送付するチャネルを自由に選択できます。
- 通知するメッセージの本文は編集可能で、固定のテキストだけでなく、ファイル名や作成した共有リンクといった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
