Outlookでファイルが送信されたらOCRで読み取り、Mistral AIで要約しDiscordに通知する

■概要

Outlookに届く請求書や発注書などの添付ファイルを都度確認し、内容を要約してチームに共有する作業は、手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローは、Outlookへのメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCRで読み取り、その内容をMistral AIで要約して、自動でDiscordに通知します。これにより、 面倒な転記作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る添付ファイルの確認・共有に手間を感じている営業やバックオフィス担当の方
• Mistral AIなどの生成AIを活用し、文書の要約や情報共有の自動化を実現したい方
• 手作業による情報転記での見落としや入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookへのメール受信から要約、Discordへの通知まで一連の流れが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
• 添付ファイルの内容をシステムが自動で読み取り要約するため、手作業による読み間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Mistral AI、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、YoomのOCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 続いて、Mistral AIの「Fim Completion」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約内容を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• YoomのOCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象のファイル情報や言語などを任意で設定することが可能です。
• Discordへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できるだけでなく、通知するメッセージ本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得した要約結果などの情報を変数として埋め込んだりといったカスタマイズが可能です。

■注意事項

• ‍‍Outlook、Mistral AI、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます