Gmailで受信したスキャンデータをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

請求書や申込書などのスキャンデータをGmailで受け取った後、内容を確認しながら手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたスキャンデータをAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ直接追加することが可能になります。面倒な転記作業から解放され、業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などのデータを手動で管理している経理や総務担当者の方
• スキャンデータの目視確認とスプレッドシートへの転記作業に時間を費やしている方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailに届いたスキャンデータを自動でOCR処理し転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、件名や差出人などで対象のメールを絞り込みます。
3. 、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで受信したメールに添付されているファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではご利用いただけませんのでご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。