Gmailで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailに添付された請求書や注文書などのCSVファイル、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、転記作業の手間とミスを減らすことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するCSVファイルの内容を、手作業で転記している方
• 日々のデータ入力作業における、入力ミスや確認の手間を削減したい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、他の業務に充てられます。
• 手作業によるコピー＆ペーストや目視での確認が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションで、まず受信したメールに添付ファイルがあるかなどの条件で処理を分けるための分岐を設定します。
4. 次に、メールに添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードします。
5. 続いて、アップロードしたCSVファイルをGoogle Drive上でスプレッドシートに変換し、さらにそのファイルをダウンロードします。
6. ダウンロードしたファイルに対してOCR（光学的文字認識）を実行し、ファイル内のテキストデータを抽出します。
7. 最後に、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定したファイルに行として追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを任意に設定してください。
• OCRで読み取ったどのテキストデータを、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを、お使いの業務に合わせて設定してください。
• 最終的にデータを追加するGoogle スプレッドシートのファイルとシートを、任意のファイル・シートに変更してご利用ください。