Googleフォームで受信したCSVファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受け付けた回答に添付されたファイルの内容確認や転記作業は、手間がかかる定型業務の一つです。
特に、ファイルを開いて必要な情報を手作業で抜き出すプロセスは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、AIで要約して通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームに添付されたファイルの内容を手作業で確認、転記しているご担当者の方
• OCRやAIを活用して、定型的なデータ読み取りや入力業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による情報処理での確認漏れや転記ミスを防止したい業務ご担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からファイル読取、要約、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのデータ確認や転記が不要になるため、確認漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストの内容を要約します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、要約結果を任意のGoogle スプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、実際に業務で使用しているフォームのIDを任意で設定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDはトリガーで取得したGoogleフォームの回答情報から選択します。
• OCR機能で画像を読み取るアクションでは、ファイル内のどの項目をテキストとして抽出するかを任意で設定できます。
• AI機能で要約するアクションでは、前のステップのOCR機能で抽出したテキストを要約対象として選択してください。
• Google スプレッドシートには、AI機能で生成した要約結果をレコードに追加します。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。