Google Meetで会議が終了したら、録画URLをNotionに追加し、共有する

■概要

オンライン会議の増加に伴い、Google Meetの録画をチームで共有する機会も増えているのではないでしょうか。
しかし、会議後に録画URLを確認し、Notionなどの情報共有ツールに転記して通知する作業は手間がかかり、共有漏れが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画URLを自動でNotionのデータベースへ追加し、関係者に通知まで行うことができ、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録や録画をNotionで管理している方
• 会議後の録画共有作業を忘れがちで、メンバーへの情報展開が遅れてしまう方
• チーム内の情報共有フローを自動化し、生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後の録画URL取得からNotionへの追記、共有までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのURLコピー＆ペーストによる記載ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Notion、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで待機機能を選択し、録画データが生成されるまでの時間を考慮して「待機する」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したレコーディング情報をデータベースに追加します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者にNotionへの追加が完了した旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 待機機能は、録画データの生成時間を考慮して、待機する時間を任意に設定してください。
• Google Meetの「レコーディング情報を取得」アクションでは、トリガーで取得した値の中から、対象となる会議のIDを選択してください。
• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のデータベースや、Google Meetから取得したレコーディング情報をどのフィールドに格納するかを設定してください。
• Slackで通知するメッセージの内容や通知先のチャンネルは、運用に合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• Google Meet、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。