Microsoft Teamsで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する

■概要

Microsoft Teamsに届く様々な問い合わせに対して、一件ずつ内容を確認し、手作業で返信するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な一次対応に時間を取られてしまうと、本来集中すべきコア業務が後回しになりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ受信をきっかけに、Outlookから定型メールを自動で送信できます。これにより、問い合わせ対応の初動を自動化し、迅速かつ漏れのない対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの問い合わせに、手作業で一次対応を行っている担当者の方
• Outlookを使った定型文の返信作業を効率化し、対応漏れなどを防ぎたい方
• 問い合わせに関する定型業務を自動化して、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの問い合わせを検知して自動で一次対応メールを送るため、これまで手作業での確認や返信に費やしていた時間を短縮できます。
• 定型的な一次対応をシステムが自動で行うことで、対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、応対品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、受信したメッセージの内容に応じて、後続の処理に進むかどうかを判断するための条件を指定します。
4. 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、メッセージの本文からメールアドレスや氏名など、必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、抽出した情報を用いて作成した定型文メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、監視対象とするチームIDやチャネルID、フローの起動間隔を任意で設定してください。
• 分岐機能では、取得したメッセージの内容に応じて「特定のキーワードを含む場合」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます。
• OCR機能では、対象とするテキスト（Microsoft Teamsのメッセージなど）から、抽出したい項目（氏名や会社名など）を任意で指定してください。
• Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に設定可能です。前のステップで取得した情報を埋め込み、パーソナライズした内容にできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。