Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してOneDriveに格納する

■概要

Googleフォームで受け付けた依頼や注文情報を、手作業で請求書に転記して管理する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基に自動で請求書が作成されます。その後、指定のOneDriveフォルダに格納される一連の流れが自動化され、これらの課題を解消します。

‍■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受注管理を行い、手作業で請求書を発行している方
• 請求書の作成や管理における転記ミスや対応漏れをなくしたい方
• 定型的な請求業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点に請求書の作成から格納までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、金額の誤入力や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google フォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームで新しい回答が送信されたらフローが起動するよう設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームの回答内容を反映させて請求書を作成し、指定のOneDriveフォルダに格納するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームの質問項目は任意でカスタマイズが可能です。請求書に記載したい情報（宛名、金額、品目など）を自由に設定できます。
• Microsoft Excelのアクションでは、どのフォームの回答を請求書テンプレートのどの項目に反映させるかを設定できます。

■注意事項

• Google フォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。