Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してDiscordに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた注文や依頼をもとに、毎回手作業で請求書を作成し、関係部署に共有するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。この一連の業務を手作業で行っていると、転記ミスや通知漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、自動で請求書を発行し、指定したDiscordチャンネルへ通知までを完結できるため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受けた依頼内容をもとに、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
• 請求書発行後の関係者への共有を、Discordを使って手動で行っている営業担当者の方
• 一連の請求業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている小規模事業者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から請求書発行、関係者への通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます。
• 手作業による請求情報の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに請求書を発行します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、フローを起動する対象のフォームIDや、回答をチェックする間隔を任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行する設定では、請求書の雛形となるドキュメントのファイルIDや、発行した書類の格納先Google DriveフォルダID、出力ファイル名を指定します。また、フォームの回答内容を書類のどの部分に反映させるか、置換条件を詳細に設定してください。
• Discordへのファイル送信設定では、通知先のチャンネルIDやメッセージ本文の内容、ファイルの添付方法などを任意で指定できます。

■注意事項

• Google フォーム、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133