Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してGmailに送信する

■概要

Googleフォームに回答があるたびに、その内容を転記して請求書を作成し、手動でGmailから送付する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、請求書の作成からGmailでの送付までを自動化します。定型的な請求書発行業務にかかる時間を減らし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことで、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGmailを用いて、手作業で請求書を発行している経理担当者の方
• 毎月発生する請求書発行の工数を削減し、業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による請求内容の間違いや、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答から請求書作成、メール送信までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、請求金額や宛名などの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google フォーム、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、請求情報が入力されるGoogle フォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームの回答内容を反映して請求書を作成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、作成した請求書を添付して指定の宛先にメールを送信するアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google フォームでは、請求書に記載したい内容（宛名、金額、品目など）に合わせて、質問項目を自由にカスタマイズしてください。
• Googleドキュメントでは、あらかじめ請求書の雛形を作成し、フォームの回答内容がどの部分に差し込まれるかを設定してください。
• Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文などを任意の内容にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Google フォーム、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ‍トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・‍
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133