Outlookで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Outlookに届く契約書などの法務関連書類は、内容の確認や要約・関係者への共有に手間がかかるのではないでしょうか？このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された文書ファイルをOCRが自動で読み取ってAIが要約を作成し、その内容をMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る契約書などの確認や共有に時間を要している法務・総務担当の方
• 法務部門から共有される文書の要点を迅速に把握し、業務に活かしたい事業部門の方
• AIやOCRを活用して、文書管理に関連する定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの確認から内容の要約、関係者への共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能です。
• システムが自動で処理を行うため、重要な文書の見落としや、要約内容のヒューマンエラーといったリスクの軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し「メールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 抽出したテキストを、AI機能の「要約する」アクションで要約します。
6. Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を指定のチャネルに投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動条件となるメールフォルダを任意で設定してください。
• OCR機能では、契約書の当事者名や契約日など、読み取りたい特定の項目を指定して抽出することが可能です。
• 要約オペレーションでは、「契約のリスクを3点挙げて」など、目的に応じたプロンプトを自由に編集してください。
• Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチャネルやメンションするメンバー、メッセージ本文の内容を任意でカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。