フォームで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する

■概要

取引先から受け取った契約書や申込書などの法務文書の確認は、内容が複雑で時間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームで送信された法務文書を自動でOCRが読み取り、AIが要約を作成した上でMicrosoft Teamsに通知します。これにより文書確認と情報共有のプロセスを効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った法務文書の確認と関係者への共有に時間がかかっている法務担当者の方
• 契約内容の要点把握を効率化し、迅速な意思決定を行いたいと考えているマネジメント層の方
• OCRやAIを活用し、文書管理や契約業務のDXを推進したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から要約の作成、関係者への共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による内容の読み間違いや要約の抜け漏れ、共有遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. フォームトリガーの「ファイル送信フォーム」を設定し、法務文書を受け取るフォームを作成します。
3. オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで送信されたファイルを読み取ります。
4. オペレーションでAI機能を設定し、OCRで読み取ったテキストデータを要約します。
5. オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが作成した要約を特定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームは、設問項目や回答形式などを自由にカスタマイズできます。
• OCR機能では、ファイルからの抽出内容を任意で指定してください。
• 要約オペレーションでは、文字数や要約の観点などをプロンプトで自由に設定可能です。
• Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルやメッセージの投稿内容を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。