Googleフォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する

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■概要

従業員の入社手続きにおいて、Googleフォームで受け付けた情報をSmartHRへ手作業で転記する業務に手間や時間を取られていませんか？この繰り返し発生する定型業務は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでSmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化して担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

GoogleフォームとSmartHRを用いた入社手続きに手間を感じている人事担当者の方
従業員情報の転記作業における入力ミスや、ダブルチェックの工数を削減したい方
人事関連の定型業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへの回答送信をきっかけにSmartHRへ自動で情報が登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
システムを介して情報が直接連携されることで、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームとSmartHRをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をSmartHRの各項目に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

入社手続きで利用するGoogleフォームの質問項目や回答形式は、実際の運用に合わせて自由に設定できます。
SmartHRに従業員情報を登録する際、フォームの回答内容とSmartHRの登録項目を任意に紐付けて（マッピングして）設定可能です。

■注意事項

Googleフォーム、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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