Gmailでメールを受信したら、Discordの招待URLを発行し、ウェルカムメールを送付する

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■概要

オンラインコミュニティへ新しいメンバーを迎える際、手動でDiscordの招待URLを発行し、Gmailでウェルカムメールを送る作業は、手間がかかりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、Discordの招待URL発行からウェルカムメールの送信までを自動化し、こうした定型業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

GmailとDiscordを使い、コミュニティ参加者への案内を手作業で行っている運営者の方
新規メンバーのオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中したいチームリーダーの方
手作業による招待URLの送り忘れや、ウェルカムメールの送信遅延をなくしたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでメールを受信するだけで、Discordの招待URL発行からウェルカムメールの送付までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
手作業による招待URLの貼り間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、メンバーへの案内を確実に行うことができます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、AIを選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信したメール本文から参加者の氏名などの情報を取得します。
続いて、Discordを選択し、「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定します。
最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した氏名や作成した招待URLを本文に含めたウェルカムメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

AIによる「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信メールの本文からどのような情報を、どのような条件で抽出するかを任意で設定できます。
Gmailで送信するウェルカムメールは、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、AIで抽出した氏名やDiscordで発行した招待URLを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項