Gmailでメールを受信したら、Discordの招待URLを発行し、ウェルカムメールを送付する

■概要

オンラインコミュニティへ新しいメンバーを迎える際、手動でDiscordの招待URLを発行し、Gmailでウェルカムメールを送る作業は、手間がかかりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、Discordの招待URL発行からウェルカムメールの送信までを自動化し、こうした定型業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとDiscordを使い、コミュニティ参加者への案内を手作業で行っている運営者の方
• 新規メンバーのオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中したいチームリーダーの方
• 手作業による招待URLの送り忘れや、ウェルカムメールの送信遅延をなくしたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで、Discordの招待URL発行からウェルカムメールの送付までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
• 手作業による招待URLの貼り間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、メンバーへの案内を確実に行うことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、AIを選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信したメール本文から参加者の氏名などの情報を取得します。
4. 続いて、Discordを選択し、「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した氏名や作成した招待URLを本文に含めたウェルカムメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIによる「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信メールの本文からどのような情報を、どのような条件で抽出するかを任意で設定できます。
• Gmailで送信するウェルカムメールは、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、AIで抽出した氏名やDiscordで発行した招待URLを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• ‍‍Discord、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581