Zoomでミーティングが終了したら文字起こしと要約を行い、Microsoft Excelに追加する

■概要

Zoomでのミーティング後、録画を聞き返して議事録を作成し、その内容をMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした定型業務は重要ですが、多くの時間がかかり、本来注力すべきコア業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、AIによる文字起こしと要約、Microsoft Excelへの記録までが自動化され、議事録作成のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZoomでのWebミーティングが多く、議事録作成に時間を費やしている方
• 会議の文字起こしや要約、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
• 会議内容の記録と共有プロセスを標準化し、チームの情報連携を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の文字起こしから要約、Microsoft Excelへの記録までを自動化し、議事録作成にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手作業による文字の聞き間違いや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の記録内容の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、取得した情報をもとに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルを指定して文字起こしをします。
6. 続いて、AI機能の「要約する」アクションで、文字起こししたテキストから議事録の要点を抽出します。
7. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、文字起こし結果や要約などを指定のファイルに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の要約アクションでは、プロンプトを編集することで「決定事項」「ToDoリスト」「議論の要点」など、目的に応じた項目を自由に抽出するようにカスタムが可能です。
• Microsoft Excelへの追加アクションでは、記録先のファイルやシートを任意で指定できます。また、文字起こし結果や要約、ミーティング情報といった値を、どの列に追加するかを自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Zoom、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）