Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRでテキストを抽出し、AIで翻訳後Airtableに追加する

■概要

海外から送られてくる請求書や書類などのファイルの内容を手動で確認し、翻訳してデータベースへ入力する作業は手間がかかるうえ入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるだけでOCRがテキストを抽出し、AIが翻訳、その結果をAirtableへ自動で追加します。これにより、多言語ドキュメントの処理を効率化してスムーズな情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで受け取った海外の書類を手作業で翻訳・入力している方
• 多言語のドキュメントを扱い、Airtableでの情報管理を効率化したい方
• OCRやAIを活用し、手作業のドキュメント処理を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveへのアップロードからAirtableへの登録まで一連の流れを自動化し、これまで手作業での翻訳や入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのテキスト抽出や転記作業がなくなるため、入力ミスや翻訳の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. Google DriveとAirtableをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを翻訳します。
6. オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を選択し、翻訳結果などのデータを指定のテーブルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、読み取るファイルの中からテキストを抽出したい項目を自由にカスタムすることが可能です。
• AI機能で翻訳する際、より業務の意図に沿った結果を得られるよう、プロンプトを任意で編集して調整してください。
• Airtableにレコードを作成するアクションでは、データベースのどの項目にどのデータを登録するかを自由にマッピング設定できます。

■注意事項

• Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。