■概要
Google Driveにアップロードされた請求書やエラー画面などのスクリーンショットを確認し、その内容をOutlookで関係者に共有する作業を手動で行っていませんか。毎回ファイルを開いて内容を確認し、メールを作成する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字を読み取り、その内容をOutlookで通知できます。これにより、定型的な確認・共有業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存した画像ファイルの情報を手作業で転記、共有している方
- スクリーンショットで受け取った情報の確認や担当者への通知に時間を要している方
- OCR機能を活用して、画像データからの文字起こし作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定フォルダへのファイルアップロードを起点に、文字の読み取りから通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を含んだメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、画像ファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意で設定することが可能です。
- Outlookで送信するメールの宛先や件名、本文は自由に設定でき、OCRで読み取ったテキストなどを変数として本文に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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