フォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する

■概要

Webフォームから受け取った添付ファイルを、都度手作業でPDFに変換してクラウドストレージに保存していませんか？
この作業は定型的ですが、ファイルを開いて変換し、正しいフォルダに格納する手間がかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとRPAが自動でファイルをPDFに変換し、Dropboxの指定フォルダへ格納するため、こうした手作業をなくし業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームで受け取った添付ファイルのPDF変換と保存作業に手間を感じている方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型的なPC操作を自動化したい方
• Dropboxをファイル管理に利用しており、手作業でのアップロードをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にファイル変換からDropboxへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存場所の間違い、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、添付ファイルをPDFに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄など、用途に合わせて質問項目を自由にカスタマイズしてください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、自動化したいブラウザ上の操作を任意で設定できます。
• Dropboxにファイルを格納するアクションでは、保存先となる任意のフォルダパスを指定してください。

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691