Google スプレッドシートに行が追加されたら、要約を行いMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Google スプレッドシートに日々追記される情報を都度確認し、内容を把握してチームに共有する作業に手間を感じていないでしょうか。手作業での対応は、重要な情報の見落としや共有の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると自動で内容をAIが要約し、Microsoft Teamsへ通知することが可能です。情報共有のプロセスを効率化し、チーム内の連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで管理している情報を、効率的にチームへ共有したい方
• 追記される情報を手作業で要約し、Microsoft Teamsへ投稿している業務担当者の方
• 定期的な情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されるとAIが自動で要約し通知するため、情報共有の手間や時間を短縮できます。
• 手作業での転記や要約が不要になるため、内容の誤りや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の質を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、トリガーで取得した行の情報を要約するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象となるスプレッドシートIDとシートIDを任意のものに変更できます。
• トリガーの起動条件として、フローを起動させたいGoogle スプレッドシートの監視範囲を任意で設定することが可能です。
• AIによる要約では、使用するAIモデルや生成する文字数、また「箇条書きで」といった要約の条件も自由に設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を組み込めます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。