フォームで送信されたファイルをDropboxにバックアップする

■概要

フォームから送信されたファイルの管理は、都度ダウンロードして指定のフォルダに保存するといった手作業が発生し、手間がかかるのではないでしょうか。また、手動での作業は保存漏れや誤った場所への保存といったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用することで、フォーム送信時に自動でDropboxにファイルがバックアップされ、ファイル管理の課題を解消し、業務の効率化が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webサイトなどからフォームでファイルを受け付けており、手作業でバックアップしている方
• Dropboxを活用しており、ファイルのバックアップや整理を効率化したいと考えている方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をトリガーに自動でDropboxへファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なバックアップを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガー機能では、テキストボックスやファイルアップロードなど、取得したい情報に合わせてデータ項目を自由に設定できます。
• Dropboxへのファイル保存オペレーションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定したり、ファイル名のルールなどを設定したりすることが可能です。

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924