■概要
フォームから送信される契約書や申込書などのファイル管理に手間を感じていませんか。
一つ一つ内容を確認し、機密性に応じて分類し、データベースに登録する作業は、時間もかかり注意力を要する業務です。
このワークフローを活用すれば、フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、DeepSeekが機密性を判断し、その結果をNotionに蓄積する一連の流れを自動化できます。
情報管理に伴う課題をスムーズに解決しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから送付されるファイルの確認や仕分けを手作業で行っている方
- 機密情報を含む書類の取り扱いを効率化し、セキュリティを担保したい方
- DeepSeekやNotionを活用して、情報管理フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から内容のテキスト化、AIによる分類、Notionへの登録までを自動化し、手作業にかかっていた時間を他の業務に充てられます。
- AIが客観的な基準で機密性を判断するため、担当者による判断のばらつきや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepSeekとNotionをYoomと連携します。
- トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付用の項目などを作成します。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択し、フォームで送信されたファイルをテキストデータに変換します。
- オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで読み取った内容の機密性を判断するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル情報とDeepSeekによる分類結果をデータベースに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、添付されたファイルからテキストを読み取る範囲や項目を任意で設定できます。
- DeepSeekのアクションでは、OCRで読み取ったテキストを基に、機密性を分類するためのプロンプト（指示文）を自由に設計することが可能です。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースを任意で指定し、どのプロパティにファイル情報やAIの分類結果を格納するか設定できます。
■注意事項
- DeepSeek、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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