Googleフォームで送信された論文ファイルをOCRで読み取り、AIで要約してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Googleフォームで論文やレポートを受け付けているものの、その後の内容確認や要約作成、関係者への共有に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としに繋がる可能性もあります。
このワークフローは、フォームへのファイル提出をきっかけに、OCRでの文字抽出からAIによる要約、そしてMicrosoft Teamsへの通知までを自動化し、こうした一連の課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで論文やレポートを回収し、内容の確認に時間を要している方
• 提出された多数の書類からAIを活用して効率的に要点を把握したいと考えている方
• Microsoft Teamsでの情報共有を効率化し、手作業での通知をなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から要約作成、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の確認作業にかかる時間を短縮することができます。
• 手作業による書類の確認漏れや、共有内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルをダウンロードします。
4. ダウンロードしたファイルに対し、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、テキストデータを抽出します。
5. 抽出したテキストを基に、AI機能の「要約する」アクションで内容を要約します。
6. Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、作成された要約を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携したい対象のフォームIDを任意で設定してください。
• OCR機能でテキストを抽出する際に、読み取り対象としたいファイル内の項目や範囲を任意で指定することが可能です。
• AI機能で要約を作成する際には、「学術的な観点で要約して」や「3つの要点にまとめて」など、目的に応じたプロンプトを任意で設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチームやチャネル、メッセージ本文を自由にカスタマイズでき、本文にはAIが作成した要約内容などの変数を埋め込めます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
  
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。