定期スケジュールで特定のWebサイトから為替レートを取得し、Microsoft Excelに追加後、Outlookに通知する

■概要

定期的な為替レートの確認とMicrosoft Excelへの転記、そして関係者への報告メール作成といった一連の作業は、単純でありながらもミスが許されないため、手間と負担を感じる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでWebサイトから為替レートの情報を自動で取得し、Microsoft Excelへの記録からOutlookでの通知までを実行するため、手作業による定型業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 為替レートなど、Webサイト上の情報を定期的に手作業で転記している財務・経理担当の方
• Microsoft ExcelとOutlookを使った報告業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
• RPAを活用してWebサイトからの情報収集を効率化したいと考えている業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで為替レートの取得から通知までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、このフローボットを起動したい曜日や時間などの頻度を任意で設定します。
3. 次に、オペレーションでRPAの「ブラウザを操作する」アクションを設定し、為替レートが記載されたWebサイトから情報を取得します。
4. 続けて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した為替レートの情報を記録します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ更新が完了した旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPAで設定する「ブラウザを操作する」アクションでは、取得対象のWebサイトURLや、どの情報を取得するかといった操作内容を任意で設定してください。
• 取得したデータを記録するデータベースは、Microsoft Excelだけでなく、Google スプレッドシートやkintoneなどに変更することも可能です。
• 通知に使用するメールアプリは、Outlookの代わりにGmailやSlack、Chatworkなどのコミュニケーションツールにも変更できます。

■注意事項

• Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。