Googleカレンダーで予定が作成されたら、Notionに追加してメールを送付する

■概要

Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、手作業でNotionに転記し、関係者にメールで通知する作業は手間がかかるものではないでしょうか。
こうした手作業は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を作成するだけで、Notionのデータベースへの自動追加と関係者へのメール通知が完了するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとNotionを併用し、予定の転記や共有を手作業で行っている方
• チームのスケジュールを管理しており、情報の共有漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
• 日々の定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務に時間を活用したいビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定作成を起点に、Notionへの追加とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記や共有がなくなることで、入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションでカレンダーの予定情報をデータベースに追加するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで関係者へ通知メールを自動送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているGoogleカレンダーは、Yoomが連携している他のカレンダーアプリに変更することが可能です。
• 情報の追加先であるNotionは、業務で利用している他のデータベースアプリに変更してワークフローを構築できます。
• 通知手段として設定しているYoomのメール送信機能は、Gmailなど、普段お使いの他のメールアプリに変更できます。

■注意事項

• GoogleカレンダーとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。