Gmailから特定のメッセージが送信されたら、Googleカレンダーに繰り返しの予定を作成する

■概要

定期的なミーティングやイベントの案内メールを受け取るたびに、手作業でGoogleカレンダーに繰り返しの予定を登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが内容を解析し、Googleカレンダーへ繰り返しの予定を自動で作成します。これにより、面倒な手作業から解放され、登録漏れも防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた定例会議の案内を手動でGoogleカレンダーに登録している方
• 繰り返し発生するタスクの予定登録を、メールを起点に自動化し忘れないようにしたい方
• 顧客からの定期的な予約メールなどを、効率的にカレンダーで管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメールを受信するたびに発生していたカレンダーへの手入力作業が自動化されるため、本来の業務に集中する時間を確保できます。
• 手作業による予定の登録漏れや、日時・内容の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なスケジュール管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のキーワードを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定のタイトルや日時などの情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、抽出した情報を基にカレンダー登録用のテキストを整形します。
5. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「繰り返しの予定を作成」アクションを設定し、生成した情報を埋め込んで予定を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文のどのような情報を抽出項目とするか、任意で設定してください。
• Googleカレンダーに予定を登録する際、AI機能で抽出した情報を、予定のタイトルや説明欄に変数として自由に埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。