フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Dropboxに格納する

■概要

フォームへの回答があるたびに、手動で契約書を作成し、ストレージに格納する作業に手間を感じていませんか。
この定型業務は、入力ミスや格納漏れなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Google スプレッドシートのテンプレートから契約書を自動で発行し、DropBoxへ格納するまでの一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームへの回答内容をもとに、手作業で契約書を作成している営業や法務担当の方
• 書類作成からファイル格納までの定型業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
• 手作業による転記ミスや、ファイルの格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から契約書発行、Boxへの格納までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 人の手による転記作業が不要になるため、入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとDropBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを選択し、フォームの回答内容を元に書類を発行するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでDropBoxの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、発行した契約書ファイルを指定のフォルダに格納するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームは、Yoomのフォームトリガー機能だけでなく、formrunやGoogleフォームなど他のフォームアプリに変更することも可能です。
• 書類発行に利用するGoogle スプレッドシートは、他のデータベースアプリに変更して、ワークフローを構築できます。
• ファイルの格納先であるDropBoxは、Google DriveやBoxなど、他のオンラインストレージサービスに任意で変更して設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。