■概要
取引先からフォームで送られてくる請求書PDFの内容を、都度ファイルを開いてMicrosoft Excelに手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりやすい業務です。このワークフローは、フォームに添付された請求書PDFからOCR機能で明細情報を自動で読み取り、Microsoft Excelに転記します。面倒な請求書処理を自動化し、正確かつ迅速なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った請求書PDFの内容をMicrosoft Excelに手入力している方
- 毎月の請求書処理にかかる時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
- 手作業による転記ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいバックオフィス担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで請求書PDFを受け取るとOCRが自動で内容を読み取り、Microsoft Excelに転記するため、手作業の時間を削減できます。
- 手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ入力の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、請求書PDFを添付するファイル項目を作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取った請求書PDFの明細（テーブル）情報を読み取ります。
- その次に、オペレーションで繰り返し機能を追加し、OCRで読み取った複数行の明細データを1行ずつ処理するように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中にMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、明細データを1行ずつ指定のファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る請求書PDFのレイアウトに合わせて、どの項目を抽出するかを任意に設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」では、どのファイルに、どの情報を、どの列へ追加するかを自由に設定できます。OCRで取得したデータを動的な値として設定したり、固定のテキストを追加したりすることも可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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