■概要
Gmailに届く大量のメールからタスクを抽出し、その優先順位付けを手作業で行うことに手間を感じていませんか。重要な依頼の見落としや、担当者による判断のばらつきといった課題も起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをAIが自動で解析し、タスクの優先度を判定した上でAirtableへ登録する一連の流れを自動化できます。AIによるメールからのタスク変換で、日々の業務を効率化し、重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメールを基に、手作業でAirtableへタスク登録している方
- AIを活用してメールからのタスク変換を自動化し、優先度付けを効率化したい方
- 大量のメール対応に追われ、重要なタスクの見落としを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するとAIが内容を解釈しタスク化するため、手作業での転記や優先度判断にかかっていた時間を短縮できます。
- AIがタスクの優先度を一定の基準で判定するため、担当者による判断のばらつきやタスク登録の漏れを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、受信したGmailの内容からタスクの優先度を判定し、Airtableへ登録するためのマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば「依頼」「至急」などのキーワードが考えられます。
- AIワーカーへの指示内容は、タスクの優先度を判定する基準やAirtableに登録する際のフォーマットなど、業務に合わせて任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
