Microsoft Teamsに投稿された問い合わせ内容から、Chatworkにサポートに関するタスクを作成する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルに寄せられる問い合わせを、都度確認してChatworkに手動でタスク登録する作業は手間がかかる上に、対応漏れや遅延の原因になりがちです。
このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが投稿されると、その内容を基にChatworkへ自動でタスクを作成し、担当者へ通知できます。
これにより、問い合わせ対応の初動を迅速化し、抜け漏れなく管理することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとChatworkを併用し、情報連携に手間を感じている方
• 問い合わせ対応のタスク作成を自動化し、業務効率を向上させたいサポート担当者の方
• 手作業によるタスク登録での漏れや遅延を防ぎ、対応品質を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにタスクが自動作成されるため、これまで手作業での転記や登録に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業で情報を転記する際に起こりうる、コピー＆ペーストのミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、投稿されたメッセージ本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するよう設定します。
4. 次に、オペレーションでデータ操作・変換機能を選択し、タスクの期限日などを設定します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkの「チャットに新しいタスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定で、問い合わせを監視したいチームのIDとチャネルのIDをそれぞれ任意で設定してください。
• データ抽出機能の設定で、Microsoft Teamsのメッセージからどの情報をタスクに含めるか、抽出したい項目を任意で設定してください。
• データ操作・変換機能の設定で、タスクの期限を投稿日から何日後にするかなど、任意の日時や加算・減算の設定を行ってください。
• Chatworkのタスク追加アクションの設定で、タスクを作成するルームIDやタスクの担当者、期限などを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。